AllowPlus : télésecrétariat et permanence téléphonique

Agnès Groely a démarré chez elle AllowPlus en 2016. Elle propose aux professionnels un service de télésecrétariat et revendique une véritable relation de proximité avec ses clients.  

150 à 200 appels quotidiens
Si Agnès Groely travaille essentiellement avec des professionnels médicaux pour leurs prises de rendez-vous, son activité s’adresse également aux artisans et TPE. “Nombreux sont ceux qui n’ont pas le temps ou le personnel nécessaire pour répondre à tous les appels qu’ils reçoivent. Je peux assurer pour eux une permanence téléphonique”. Agnès Groely travaille avec des clients de manière ponctuelle – pendant des congés ou un déplacement professionnel par exemple – ou continue. “J’ai actuellement neuf clients réguliers basés sur le Haut-Rhin. Je reçois en moyenne 150 à 200 appels quotidiens”. La permanence s’effectue du lundi au vendredi de 8h à 18h et le samedi matin de 8h30 à 12h. “Si un de mes clients est malade ou doit déplacer des rendez-vous, je me charge d’appeler ses patients pour les prévenir”.

Utilisation d’Ubicentrex
Pour son activité, Agnès Groely utilise l’outil Ubicentrex. ll s’agit d’une solution pour télésecétariats, centres d’appels et permanences téléphoniques développée par une entreprise strasbourgeoise. “Outre la téléphonie, Ubicentrex propose également un agenda sur lequel je note les rendez-vous que je prends pour mes clients. Ces derniers peuvent suivre les modifications en temps réel. Il y a également un système d’e-mailing et une messagerie instantanée”. Agnès Groely sous-traite son activité avec deux autres collaboratrices. “Il s’agit de rendre le service encore plus efficace. Nous nous arrangeons pour être toujours deux personnes connectées à Ubicentrex. Cela réduit le temps d’attente pour les patients appelant mes clients et le service est toujours assuré si je dois m’absenter”. Agnès Groely promet un service réactif et une capacité à traiter les urgences.

La proximité comme atout
Agnès Groely et ses collaboratrices sont facturées en fonction du nombre de coups de fil reçus. “Je mets en place des forfaits pour les clients recevant un très grand nombre d’appels”. Après 25 ans d’expérience dans la téléphonie, elle vit aujourd’hui de son entreprise. “Nous sommes une petite structure, ce qui permet une relation de proximité avec les clients. Nous connaissons bien les consignes de chacun, ainsi que les habitudes de leurs patients. Ces derniers ont toujours les mêmes interlocutrices”. Agnès Groely prend le temps de traiter avec soin chaque appel. “Les appels de moins de 20 secondes ne sont pas facturés à mes clients, car j’estime que cela signifie qu’ils n’ont pas été traités correctement”. Cette année, elle aimerait recruter deux ou trois sous-traitants supplémentaires pour faire face à l’augmentation de sa clientèle et améliorer le service en réduisant le temps d’attente au bout du fil.

Magali Santulli

AllowPlus
2 Rue de Paris, à Sierentz
09 70 15 08 50
http://allowplus.fr/


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