La traçabilité Weleda

Weleda gère environ 1.000 souches (composants) pour 1.400 produits distribués par 22.000 pharmacies… C’est dire la complexité du traçage de chaque produit dans le process de distribution, aujourd’hui entièrement numérisé, avec une performance de 99,7%.

Les chiffres sont impressionnants, si on évoque en plus les quelque 6000 commandes quotidiennes qui parviennent à Weleda, à 80% par EDI (échanges de données informatisées), 18% par téléphone et 2% par fax. Le système de gestion de la distribution avait été mis en place en 2007, mais il fallait l’optimiser, d’autant que le volume de commandes avait augmenté de 50% en 8 ans. 55% des commandes sont préparés et expédiées par le site de Huningue pour servir la moitié Est de la France, et l’autre partie est traitée par l’agence de Villeneuve le Roi qui livre la partie ouest.

Aujourd’hui, l’outil de préparation des commandes est un scanner, outil indispensable qui enregistre les détails de chaque commande grâce à un code à barres imprimés sur la fiche de préparation, sur les produits et sur tout support permettant de suivre la traçabilité de la transaction. De sa provenance à l’arrivée chez le client, le produit est tracé à toutes les étapes, avec une transmission des données à l’outil ERP (comptabilité, finance, centre d’appels, SAV…).

Système de call center Genesys

Le système de gestion informatique permet de tracer tous les mouvements informatiques : Erreurs du client ou du laboratoire avec une ressaisie de produit(s), codification des anomalies pour statistiques et analyses, visibilité de toutes les commandes pharmaceutiques (téléphone, fax ou Pharma ML), création d‘un retour prévisionnel Avoirs…).

Grâce à l’efficience de ce système, toutes les commandes passées avant 17h00 sont livrées sous 24 heures dans le respect des bonnes pratiques de distribution. Par ailleurs, le taux d’erreurs a été réduit à 0,3%. Enfin, les incidents sont traités dans l’heure pour 95%, 4% le sont dans la journée et 1% sous 48h, cela résulte d’un processus de progrès permanent.

La mise en place du nouvel outil de traçabilité a fait l’objet d’une concertation avec les collaborateurs de l’entreprise et trois mois de formation ont été nécessaires à la bonne intégration des nouvelles pratiques.

Béatrice Fauroux

Weleda 
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Le traitement du linge nécessite aussi une numérisation.

 


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Béatrice Fauroux

Fondatrice et rédactrice en chef

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