Beah Star, le partenaire bienveillant en back office des entreprises

De la gestion administrative à l’assistance commerciale en passant par la mise à jour de catalogues… Hélène Dehaene met ses compétences de
secrétaire indépendante au service de tout type d’entreprise, depuis 2016. Un soutien pour libérer du temps aux chefs d’entreprise et les aider à se concentrer sur leur coeur de métier. En septembre 2021, elle a accueilli sa première collaboratrice, Séverine Cara.

Son parcours est atypique. Après un BTS d’optique, Hélène Dehaene déménage en Allemagne où elle devient mandataire automobile. De retour en France, elle occupe un poste d’assistante commerciale pour une usine en Normandie, sans oublier ces quelques années en tant que responsable logistique en agence de communication. « J’ai acquis pleins de compétences dans des domaines complètement différents. Je n’ai pas besoin d’avoir un savoir-faire dans le coeur de métier des entreprises pour lesquelles je travaille, il faut juste m’expliquer le besoin. Je fais partie des petites mains de l’entreprise, celles dont on a besoin pour établir des devis, de la facturation… » L’idée fait son petit bonhomme de chemin jusqu’à ce qu’elle se lance en créant son ‘’troisième bébé’’, Beah Star, en octobre 2016.

Un soutien à la carte

Hélène Dehaene a dû d’abord se construire un réseau. Le métier de secrétaire freelance n’est pas encore chose courante au sein des entreprises. « Seulement, il arrive un moment où le retard accumulé devient trop important. Et toutes les entreprises ne peuvent pas embaucher une personne dédiée au back office. Or, pour grandir, elles ont besoin de se consacrer à leur activité. Une fois que l’entreprise est suffisamment forte, alors elle peut embaucher quelqu’un pour réaliser ces tâches en interne. » Beah Star est un soutien, un moment de transition pour les entreprises avec des interventions au coup par coup, quelques heures de temps en temps ou alors de manière plus régulière. « Beah Star se situe entre l’intérim et le CDI. Nous intervenons au besoin. Il n’y a pas d’engagement. On nous a déjà appelé pour préparer un bilan comptable en seulement trois mois. »

Une clientèle aussi variée que les missions demandées

Hélène Dehaene œuvre deux jours par semaine au sein d’une usine depuis quatre ans. « Parce que ses besoins évoluent. Tous les ans, je suis appelée en soutien à un poste différent, sans appartenir à la masse salariale. Pendant les périodes de congés, par exemple, j’ai comblé une absence à la saisie de commandes. » Aujourd’hui, les clients viennent jusqu’à Beah Star par le biais du bouche à oreille. L’entreprise bénéficie d’une clientèle variée, de l’informaticien, à l’organisme de formation, en passant par l’artisan, les magasins de sport, les agences de communication… « Un cas typique. Nous avons un cuisinier qui vient de se lancer. Lui, a besoin de cuisiner, pas d’être au bureau. Il fait des piles de tous ses papiers qu’il n’y a plus qu’à traiter. » Les missions sont aussi variées que les clients. « Il n’y a d’ailleurs pas de mission honteuse. Il m’est déjà arrivé de traiter des archives de 30 ans d’Histoire, dans 3cm de poussière. Mon client n’osait d’ailleurs pas me le demander, mais cela fait partie du job. »

Une première collaboratrice depuis septembre 2021

Partie d’une page blanche, cinq ans plus tard – face à la demande – elle embauche sa première salariée, Séverine Cara. « J’ai grandi au fil des années et le moyen de me dédoubler, aujourd’hui, c’est d’avoir Séverine, lance Hélène avec humour. J’avais besoin d’une personne de confiance, qui ressente ce besoin d’aider, souriante et de bonne humeur. » Issue d’un BTS secrétariat de direction, la recrue est passée par les postes d’hôtesse secrétaire d’accueil dans un magasin d’électroménager, puis responsable comptable, avant de revenir à son coeur de métier au sein du théâtre de Belfort pendant 20 ans. « Et puis j’ai eu besoin de sortir de la routine et le profil de secrétaire indépendante correspondait à mes nouvelles aspirations », explique Séverine.

Un partenaire de confiance

Au fil des années et des expériences, Hélène Dehaene a su établir une véritable relation de confiance avec ses clients, jusqu’à devenir un pense bête du code wifi du bureau pour certains. « Mais beaucoup d’entrepreneurs ne pensent pas encore à faire appel à un service ponctuel. L’entrepreneur doit aussi être prêt à accueillir ponctuellement une personne extérieure. Nous sommes capables de faire des choses toutes simples, comme de plastifier des pancartes pour les chantiers, répondre à des appels d’offres, préparer les papiers qui manquent aux comptables sans toutefois, nous substituer au comptable ! » Hélène et Séverine sont également soumises à la réserve et au secret professionnel. Leurs missions les placent en effet dans une partie intime de l’entreprise.

Emilie Jafrate

BEAH Star – Assistante
Administrative Indépendante
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